あなたのサークルは「練習に誰が来るのかを事前に把握すること」をしていますか？
「XX日に練習するよー」と呼びかけるだけで、誰が来るのか？誰が遅刻するのか？は蓋を開けてみるまでわからない。そんな団体も多いのではないでしょうか？
毎週実施する曜日・時間が固定されている団体や、来るメンバーのレベルが比較的同じ(経験者ばかりな)団体、ほっといても15人以上必ず集まる団体であれば問題はないでしょう。
しかし、みんとん部ではまだそうではないため、しっかりと事前に「イン数(inしてくる人数)管理」を行っています。
イン数管理のメリット
・参加人数がわかると全体の練習メニューを組みやすい
・初心者の人数がわかると個別の練習メニューを組みやすい
・消費するシャトルの数を予測できる
みんとん部は毎回同じ練習をするマンネリサークルではありません。毎回、練習メニューを変えてみて初心者にも楽しめる練習を模索している段階です。ですのでなおのこと事前に人数が分かっていることが、具体的な事前準備と、当日のスムーズな運営につながります。
どうやって事前に確認？
みんとん部では現在「調整さん」というWebサービスを利用して事前のメンバー確認を行っています。
①CSVでデータを書き出せる点、②URLを共有すればブログだろうが、LINEだろうが、メールだろうが広く周知できる点、③各自書き換えができる点 この3点について使い勝手が良く利用しています。
URLを知っていれば他人の予定をいくらでも書き換えることができますが、そこはモラルとマナーでカバーしています。
調整さん利用の工夫
コメント欄に書く内容や、名前の書き方などを工夫しより効率的に運用できるようにしています。
例えばこんな感じ。
■■■■入力の注意①■■■■
名前は【苗字(名前の1文字目)】で統一してください
例；越前(リョ)、松野(十)、上杉(達)
■■■■入力の注意②■■■■
コート分けアプリを事前に準備する関係で
【性別】と【経験者or初心者】を記載してください。
※謙遜は不要です。レベル別で試合を行う際の目安にします。
■■■■入力の注意③■■■■
ラケット借りたい人は【レンタル希望】と添えてください。
【記入例】
・男/経験者
・男/初心者/レンタル希望
■■■■入力の注意④■■■■
初心者講習に参加したい人は【講習参加】と添えてください。
【記入例】
・男/経験者
・男/初心者/レンタル希望/講習参加
■■■■入力の注意⑤■■■■
内容変更した人は名前の頭に「★」をつけてください。
管理者が確認したら「★」は消しときます。
■■■■入力の注意⑥■■■■
シャトルを管理している人は名前の後ろに●をつけてください。
例；上杉(克)●
入力の注意①では、自分が誰なのかを明確にしてもらっています。自称のあだ名で入力されても… こっちはわかりません…
入力の注意②では、男女比、初心者比率を把握するために書いてもらっています。
入力の注意③を書いてもらうことで事前に確保しなければならないラケット数を把握します。
入力の注意④、みんとん部は初心者大歓迎サークルなので、希望があれば初心者講習会を優先して行います。
入力の注意⑤、変更履歴を残すようにしてもらっています。これが以外と重要。
入力の注意⑥、シャトル係がその日来るのかも重要なので記載してもらっています。
このように便利な道具をより便利に使うために運用ルールを作って回しています。これからサークルを作る皆さんにとって一部でも参考になれば幸いです。
